Los seres humanos estamos diseñados evolutivamente para sobrevivir en grupo, por lo que comunicar nuestras ideas de manera efectiva es esencial para nuestra existencia. Por supuesto, esto tiene validez en el ámbito de los negocios porque sin una comunicación eficiente, el trabajo en equipo se hace imposible.
Por ello, es indispensable poner énfasis en las herramientas que nos permitan desarrollar nuestras capacidades de comunicación en las empresas. Por ejemplo, cuando tenemos que presentar de manera efectiva nuestras ideas ante un grupo de personas. Muchas veces una presentación efectiva es la diferencia entre cerrar un contrato por millones de dólares y salir de la junta con las manos vacías.
Nancy Duarte, autora del libro Slide:ology, The Art and Science of Creating Great Presentations, advierte que “en muchas ocasiones una presentación es la última impresión que se lleva un cliente antes de cerrar un trato. ¿Cómo es posible que las empresas puedan gastar millones de dólares en una campaña publicitaria y al mismo tiempo sean totalmente indiferentes a elaborar una buena presentación?”. Precisamente de esto se trata su texto: nos ofrece consejos y herramientas prácticas para desarrollar buenas presentaciones visuales.
Resumo aquí diez puntos importantes de esta interesante lectura:
En la medida de lo posible, evita el texto excesivo. Estamos tan acostumbrados a su uso que tal vez nos resulte difícil de aplicar, pero éste es quizá el consejo más valioso de todo el libro. Una presentación visual efectiva debe tener poco texto y muchas imágenes.
Distingue entre una presentación y un documento. Si una lámina contiene más de 75 palabras se ha convertido en un documento y no es apto para mostrarse ante una audiencia. La gente no puede leer y escucharte al mismo tiempo.
Considera el tiempo adecuado para elaborar una buena presentación. Nancy Duarte estima que este proceso puede ocupar entre 36 y 90 horas en total. No hagas tu presentación la noche anterior.
Ten en cuenta las necesidades de tu audiencia. Para ello debes preguntarte: ¿quiénes son?, ¿por qué están allí?, ¿qué les quita el sueño?, ¿cómo puedes ayudarles?, ¿qué quieres que hagan cuando abandonen la sala?, ¿cómo pueden resistirse a tus ideas? y ¿de qué forma los puedes convencer?
Estructura tus ideas. Crea mapas mentales, diagramas y utiliza tus notas para que tus conceptos fluyan correctamente (hay diferentes programas que te pueden ayudar, incluso de licencia libre. Ahora también contamos, por supuesto, con la ayuda de la inteligencia artificial).
Crea diagramas, gráficos e imágenes, de tal forma que tus ideas sean ilustradas adecuadamente y sean fácilmente recordadas por tu audiencia. Los gráficos bien hechos se convierten regularmente en precursores de nuevas ideas. En un diagrama los conceptos individuales adquieren contexto, secuencia y asociación, es decir, cobran vida.
Muestra tus datos numéricos de manera adecuada, siguiendo estas cinco reglas: 1) muestra la verdad; 2) ve al punto; 3) escoge el tipo de gráfico correcto; 4) resalta lo importante y 5) utiliza gráficos simples. Esto implica evitar la redundancia, los gráficos en 3D, las ilustraciones recargadas, las gráficas de pastel con muchas “rebanadas”, los sombreados pesados, etc.
Optimiza tres elementos: a) Arreglo, que consiste en el contraste, jerarquía, unidad, espacio, proximidad y flujo de los contenidos; b) Elementos Visuales, como el fondo, el color, los textos y las imágenes y c) el Movimiento, que consiste en tiempo, espacio, distancia, dirección y flujo visual. Evita saturar tus láminas con muchos elementos y utiliza espacio en blanco para no provocar fatiga visual.
Privilegia las imágenes sobre el texto, ya que las primeras serán recordadas mucho más fácilmente. Toma tu tiempo para seleccionar una grupo de imágenes y diagramas consistentes que te permitan sustituir los textos.
Ensaya y depura tu presentación practicando estas tres erres: 1) Reduce (o elimina) los textos, dejando sólo las imágenes; 2) Graba y Recuerda tu presentación y 3) Repite, cuenta tu historia y afínala a través de la repetición.
De acuerdo con Duarte, “cuando restringes el tamaño de tu presentación te fuerzas a ser conciso y a eliminar cualquier elemento superfluo en tus mensajes”.
Concluyo con una cita de otro experto en la materia, Garr Reynolds, autor de Presentation Zen:
“La gente tiene dificultades para enfrentar un esfuerzo de razonamiento excesivo. Sencillamente, la capacidad de una persona para procesar nueva información de forma eficiente y eficaz tiene un límite. Comprender puede ser lo suficientemente difícil sin el bombardeo excesivo y no esencial de material que se supone debe desempeñar un papel de apoyo”.
Presidente y Fundador de Grupo Salinas
Sitio: https://www.ricardosalinas.com/
Twitter: @RicardoBSalinas